Outsourcing: 8 Tips voor een succesvolle start

In deze blog gaan we het hebben over outsourcing. In ons werk hebben we dagelijks te maken met ondernemers en professionals. Wat ons in de afgelopen jaren is opgevallen is dat men veel taken zelf wil uitvoeren. Het gebeurt dan ook regelmatig dat we klanten adviseren, taken uit handen te geven, zodat ze zich kunnen richten op hun corebusiness en de groei van hun bedrijf. Nu is succesvol uitbesteden meestal niet van vandaag op morgen geregeld. Het doen van research en het vinden van de juiste partij kan wat tijd in beslag nemen. Om deze beslissing makkelijker voor je te maken, delen we in deze blog de tips en adviezen die we onze klanten ook geven. Want hoewel we gespecialiseerd zijn in financiële dienstverlening, denken we ook graag met je mee met betrekking tot de rest van je bedrijfsvoering. Uitbesteden kan er namelijk voor zorgen dat je je werkdruk kunt verminderen, je kunt focussen op de groei van je bedrijf en je de kwaliteit van je product of dienst kunt verbeteren, mits je dit goed regelt.

Wat is outsourcing?


Het woordenboek Van Dale definieert outsourcing als “het door bedrijven uitbesteden van voorheen eigen activiteiten aan derden” (Van Dale, 2021). Het is dus het uit laten voeren van bepaalde zaken door andere organisaties en het komt in het bedrijfsleven voor in allerlei soorten en maten. Denk maar aan het succesvol uitbesteden van je administratie, social media activiteiten, sales, klantenservice etc. Het allerbelangrijkste is dat je er goed over nadenkt en dat het aansluit op je bedrijfsstrategie.

Redenen om zaken uit te besteden kunnen uiteenlopen: bijvoorbeeld een toenemende vraag vanuit de markt, het maken van een professionaliseringsslag of problemen met huidige leveranciers. Daarnaast zijn er ook nog andere termen die je tegen zult komen bij het onderzoeken van dit onderwerp, zoals offshoring (uitbesteden naar het buitenland), onshoring (taken intern uitvoeren) en remote working (werken op afstand). Maar voor we gaan kijken waar je op moet letten voor je aan de slag kan met outsourcing, kijken we eerst naar wat je wel kunt outsourcen en wat je beter intern kunt houden.

 

Uitbesteden of zelf doen?


Extra hulp in je bedrijf klinkt waarschijnlijk als muziek in je oren, toch zijn er zaken die eerst goed georganiseerd moeten worden. Daarnaast is niet elke taak altijd geschikt om uit te besteden. Denk bijvoorbeeld aan alle taken die direct verbonden zijn aan jouw concurrentievoordeel op de markt. Dit soort strategische zaken, dien je, naar onze mening, ten alle tijden intern te houden. Als wij denken aan het beginnen met outsourcing denken we aan simpele, repetitieve taken die veel tijd in beslag en waaraan geen grote risico’s vastzitten. In het beste geval heb je deze taken ook al omschreven in een werkomschrijving, waardoor het nog makkelijker wordt om iemand in te werken. Belangrijk is dus om onderscheid te maken tussen de kerntaken van je bedrijf en de bijkomende zaken.


Nu hadden we graag een overzicht gemaakt van taken die wel en niet succesvol uit te besteden zijn, maar dit verschilt naar onze mening per onderneming. Want hoewel het voor veel ondernemers logisch is zaken als administratie uit te besteden aan een boekhoudkantoor zoals Expert in Finance, besteden wij de boekhouding uiteraard niet uit, gezien we dit zelf kunnen. Dus het verschilt per geval. Wat we wel voor je hebben gedaan, is de voor- en nadelen van outsourcing op een rijtje gezet.

 

Voordelen en nadelen van outsourcing


Het uitbesteden van werkzaamheden zorgt in eerste instantie voor tijdsbesparing, omdat iemand anders je werk uit handen neemt. Het kiezen voor de juiste samenwerkingspartner kan ook zorgen voor het binnenhalen van gespecialiseerde kennis, waardoor je producten of diensten in kwaliteit kunnen verbeteren. Deze factoren zorgen samen voor groei van je onderneming en daarnaast kun je makkelijk op- en afschalen in je personeelsteam zonder bergen aan bureaucratie.


Uiteraard heeft alles zijn nadelen. Bij outsourcing heb je bijvoorbeeld minder controle op de wijze waarop het werk wordt uitgevoerd. Dit is vooral het geval als je ervoor kiest taken uit te besteden naar het buitenland. Door de afstand kun je niet zoveel invloed uitoefenen als wanneer je taken intern uitvoert, wat gevolgen kan hebben voor de kwaliteit. Belangrijk is hierop voorbereid te zijn. Nog een nadeel is het delen van gevoelige informatie met derden. Handhaving van de privacywetten is erg belangrijk, maar ook informatie die direct verbonden is aan jouw concurrentievoordeel op de markt, kan niet in de verkeerde handen terecht komen. Dit zijn allemaal risico’s die je moet indekken, voor je begint met uitbesteden van taken. Mocht je ervoor kiezen taken uit te besteden in het buitenland (offshoring), dan kun je ook nog te maken krijgen met taal- en cultuurbarrières.
Dit zijn slechts een paar voorbeelden van voor- en nadelen van outsourcen van werkzaamheden, maar het geeft je een basis, mocht je overwegen om werk uit te gaan besteden.

 

Personeel aannemen


Naast outsourcing heb je natuurlijk ook de optie om intern iemand aan te nemen. Het verschil is dat die persoon officieel bij jou in dienst komt. Dit is verstandig wanneer outsourcing voor jou meer nadelen heeft dan voordelen en je een langdurige functie hebt openstaan. Voor meer informatie over wat je allemaal moet regelen als je personeel wilt aannemen, kun je het stappenplan personeel aannemen van het KVK bekijken. En voor vragen over de financiële afhandeling van het aannemen van personeel (zoals bijvoorbeeld de salarisadministratie) kun je uiteraard altijd contact opnemen met Expert in Finance.

 

Onze tips voor outsourcing op een rijtje


Hieronder nog even al onze tips op een rijtje, zodat jij bedrijfstaken succesvol kunt gaan uitbesteden:

  • Hou de processen met betrekking tot je concurrentievoordeel op de markt en gevoelige informatie zoveel mogelijk intern.
  • Maak onderscheid in kerntaken en repetitieve taken.
  • Zorg dat je processen binnen je onderneming vastlegt zodat overdracht makkelijker is.
  • Maak een inschatting van eventuele risico’s.
  • Houd rekening met je budget.
  • Zorg voor systemen waarin samengewerkt kan worden en waarin je de autorisaties kunt regelen.
  • Maak duidelijk afspraken en leg deze juridisch vast.
  • Besef dat succesvol uitbesteden niet automatisch kostenbesparing betekend. Het is meer het verhogen van efficiëntie, wat kostenbesparing als gevolg kan hebben.

Hopelijk heeft dit artikel je wat perspectief geboden, als je overweegt te gaan beginnen met outsourcing. Mocht je hiermee willen starten en geïnteresseerd zijn in de financiële gevolgen hiervan voor je onderneming, dan kan Expert in Finance je verder helpen. Bezoek onze website www.expertinfinance.nl en maak vrijblijvend een afspraak.


Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.